Когда выгоднее аутсорсинг, чем штатный сисадмин

Если по-простому, вопрос здесь не в моде и не в красивых словах. Вопрос в том, сколько стоит IT-поддержка компании, какая у вас нагрузка на ИТ и насколько критично, чтобы специалист был в офисе каждый день.

Очень часто руководитель думает так: нужен человек, который будет отвечать за компьютеры, сервер, интернет, 1С, почту, принтеры и все остальное. Значит, надо брать штатного сисадмина. Логика понятная. Но по факту не всегда выгодная.

Потому что одно дело — небольшая компания на 15-30 сотрудников, где основная задача это обслуживание компьютеров в офисе и решение типовых проблем. И совсем другое — инфраструктура с серверами, филиалами, складом, телефонией, удаленными пользователями и постоянными внутренними проектами. Вот тут и появляется главный вопрос: когда выгоднее аутсорсинг, чем штатный сисадмин?

Когда штатный сисадмин действительно нужен

Начнем честно. Штатный системный администратор нужен не просто так. В ряде компаний это абсолютно правильное решение.

Свой штат выгоднее, если у вас:

1. сложная ИТ-инфраструктура;
2. много внутренних сервисов и нестандартного ПО;
3. несколько офисов или объектов;
4. высокая зависимость бизнеса от непрерывной работы ИТ;
5. постоянные внутренние проекты, а не только поддержка.
6. нужно чтобы всё решалось за 5 минут

Например, если у компании 150 сотрудников, несколько серверов, локальная 1С, IP-телефония, VPN, Wi-Fi, камеры, резервное копирование, интеграции и регулярные доработки, один внешний подрядчик без глубокой экспертизы (у КИВИТ она есть) уже может не справиться. Тут штатный сисадмин или даже целый внутренний ИТ-отдел — это не роскошь, а рабочая необходимость.

Но самое главное — свой специалист выгоден тогда, когда у него есть постоянная загрузка. Не раз в неделю переустановить принтер. Не раз в месяц обновить пару компьютеров. А нормальный, постоянный объем задач.

Когда штатный сисадмин обходится дороже, чем кажется

Вот тут обычно и начинается самое интересное.

Многие считают только оклад. Допустим, штатный сисадмин стоит 120 000 рублей в месяц. Кажется, понятно. Но по факту стоимость штатного системного администратора для бизнеса почти всегда выше.

Почему? Потому что к зарплате добавляются:

1. налоги и взносы;
2. отпуск и больничные;
3. рабочее место;
4. техника и софт;
5. обучение;
6. время на адаптацию;
7. риски увольнения и поиска замены.

И вот когда все это складывается вместе, оказывается, что штатный сисадмин — это уже не просто одна зарплата. Это полноценная статья расходов. Пили, ели, веселились, подсчитали — прослезились.

А теперь главный вопрос. Этот объем затрат действительно оправдан? Или компания просто покупает ощущение, что «свой человек в офисе надежнее»?
Про надежность отдельный разговор — нередки случаи, когда админ шантажирует работодателя тем, что не отдаст пароли, или втихую сливает базу клиентов. И привлечь его к ответственности в Российской юрисдикции — почти невозможно. В отличии от внешнего аутсорсера, который отвечает буквой договора и соглашением о конфиденциальности.

Когда IT-аутсорсинг выгоднее по деньгам

IT-аутсорсинг для бизнеса особенно выгоден тогда, когда ИТ нужны регулярно, но не в объеме полной штатной единицы.

То есть когда у компании:

1. от 10 до 70 рабочих мест;
2. типовая офисная инфраструктура;
3. нет постоянных сложных внутренних проектов;
4. нужны поддержка пользователей, мониторинг, профилактика и выезды;
5. важен понятный ежемесячный бюджет.

В такой модели компания покупает не человека, а сервис. Не присутствие в кабинете, а результат. Чтобы работали компьютеры, серверы, интернет, резервное копирование и бизнес-приложения. Чтобы заявки не терялись. Чтобы был SLA. Чтобы при сбое вопрос решался быстро, а не «как получится».

И вот тут аутсорсинг системного администратора часто выигрывает у штатной модели. Потому что бизнес получает сразу несколько преимуществ:

• доступ к команде специалистов;
• заменяемость;
• понятные регламенты;
• фиксируемый объем услуг;
• прогнозируемую стоимость.

По большому счету, аутсорсинг выгоднее там, где бизнесу нужна качественная IT-поддержка компании, но не нужен один специалист в офисе с 9 до 18.

Когда аутсорсинг проигрывает штатному сисадмину

Чтобы не было иллюзий, у аутсорсинга тоже есть ограничения.

Аутсорсинг может быть менее удобным, если:

1. специалист должен постоянно находиться на месте;
2. много мелких внутренних задач «по ходу дня»;
3. ИТ тесно встроены в операционные процессы;
4. нужны постоянные закупки, согласования и участие в совещаниях;
5. важна глубокая вовлеченность в контекст компании.

Если бизнесу нужен не сервис, а человек, который знает каждую розетку, каждый принтер, каждый старый ноутбук и по одному взгляду на сотрудника понимает, что опять «не работает 1С», то штатный формат иногда действительно удобнее.

То есть выбор «аутсорсинг или штатный сисадмин» нельзя делать по шаблону. Здесь все решает реальная нагрузка и формат работы компании.

Что выгоднее для малого и среднего бизнеса

Если говорить без лишней бюрократии, для малого и среднего бизнеса аутсорсинг чаще всего выгоднее.

Почему?

Во-первых, нет переплаты за простой специалиста.
Во-вторых, не нужно держать человека в штате ради периодических задач.
В-третьих, компания получает доступ к более широкой экспертизе.
В-четвертых, легче планировать расходы на ИТ-обслуживание офиса.

Например, если в компании 20 сотрудников и в среднем возникает 50-100 заявок в месяц, а также нужен контроль серверов, сети, резервных копий и удаленная помощь пользователям, внешний подрядчик обычно закрывает 90% потребности без необходимости содержать штатного сотрудника.

И вот здесь аутсорсинг системного администратора становится не просто альтернативой, а рациональным решением.

Почему важно считать не людей, а модель работы

Одна из самых частых ошибок — сравнивать только цену.

Например: штатный сисадмин стоит 120 000 рублей, а IT-аутсорсинг стоит 80 000 рублей. Значит, аутсорсинг дешевле. Формально да. Но сравнение должно быть глубже.

Считать нужно так:

1. сколько у вас сотрудников;
2. сколько рабочих мест;
3. сколько серверов и сетевого оборудования;
4. сколько заявок в месяц;
5. сколько критичных сбоев;
6. какой нужен SLA;
7. сколько стоит простой бизнеса.

Вот тогда картина становится честной.

Потому что в одном случае аутсорсинг действительно закрывает все задачи. А в другом потребуется гибридная модель: внешний подрядчик плюс внутренний IT-специалист. И это, кстати, тоже нормальный сценарий.

Когда выгоднее аутсорсинг, чем штатный сисадмин — короткий вывод

Если собрать все в одну простую формулу, получится так:

Аутсорсинг выгоднее штатного сисадмина тогда, когда компании нужна регулярная IT-поддержка, но нет постоянной полной загрузки на одного внутреннего специалиста.

Штатный системный администратор выгоднее, когда:

• инфраструктура сложная;
• задач много каждый день;
• нужен постоянный человек внутри компании;
• ИТ глубоко встроены в бизнес-процессы.

IT-аутсорсинг выгоднее, когда:

• компания хочет снизить расходы;
• нужна понятная стоимость обслуживания;
• важна команда, а не один человек;
• нужен сервис по SLA;
• объем задач не тянет на полноценный штат.

К чему это все

По факту выбор между аутсорсингом и штатным сисадмином — это не спор форматов. Это вопрос экономики и здравого смысла.

Если вам нужен сервис, предсказуемость и понятный бюджет, очень часто выигрывает IT-аутсорсинг.
Если вам нужен постоянно включенный внутренний специалист, который живет в контексте компании каждый день, чаще выигрывает штат.

Но самое главное — не выбирать на коленке. Сначала посчитайте нагрузку, стоимость простоя, количество заявок, требования к SLA и реальную занятость специалиста. И вот тогда станет понятно, когда выгоднее аутсорсинг, чем штатный сисадмин. Не в теории, а именно в вашем бизнесе.