Приём на обслуживание: подключение офиса к ИТ‑поддержке в Москве и МО

Плановый срок подключения — до 5 рабочих дней. Первый выезд на площадку — не позднее следующего рабочего дня после заключения договора (если иное не согласовано отдельно).

Кто участвует в подключении

Со стороны КИВИТ в подключении участвуют:

• аккаунт‑менеджер — ведёт коммуникации и контролирует качество на старте;
• технический специалист — собирает данные, согласует доступы, отвечает за настройки;
• специалист по документированию — структурирует информацию и готовит пакет документации для дальнейшей поддержки;
• специалист по Service Desk — настраивает процессы обращений и справочник пользователей/площадок.

Со стороны заказчика важно назначить:

• технического специалиста/ответственного по ИТ, который поможет с доступами и вводными;
• ответственного менеджера, чтобы согласовывать организационные вопросы (кто утверждает работы, закупки, допуски, окна работ).

Сроки и формат работ

Подключение обычно делится на очную часть (выезд и интервью) и удалённую (настройки и оформление документации):

• Первый выезд — не позднее следующего рабочего дня после договора (по согласованию возможно раньше).
• Очный сбор информации — до 3 рабочих дней; задача — собрать максимум вводных и документации.
• Удалённые настройки и оформление — выполняем по согласованным доступам.
• Плановый срок всего процесса — до 5 рабочих дней.

Если в инфраструктуре несколько площадок, много внешних сервисов или есть нестандартные ограничения по безопасности, сроки уточняются на старте, и мы фиксируем план действий в понятном виде.

Что нужно подготовить со стороны компании

Чтобы подключение прошло быстро, мы попросим подготовить вводные (часть можно предоставить на первой встрече, часть — удалённо):

Доступы и учётные записи

• доступы к внутренним ресурсам (домены, серверы, ключевые системы);
• доступы к внешним сервисам (почта, сайты, облака, телефония и т. п.);
• действующие правила согласования доступов (как утверждаются запросы на доступ, кто ответственен).
• Контакты людей и подрядчиков
• список сотрудников (ФИО, должность, email, телефоны — по возможности), отдельно — VIP‑сотрудники и пользователи с особыми требованиями;
• контакты провайдеров: интернет, телефония, обслуживание оргтехники, поставщики оборудования и другие внешние подрядчики;
• данные, необходимые для обращений к провайдерам (например, номера договоров/лицевые счета/реквизиты — в объёме, достаточном для поддержки).

Документация по ИТ‑инфраструктуре (если есть)

• схема сети и IP‑адресация;
• перечень серверов и размещённых на них сервисов;
• описание телефонии и план нумерации;
• перечень объектов резервного копирования;
• схема Wi‑Fi;
• описание удалённого доступа (VPN/инструменты удалённой поддержки);
• перечень критичных сервисов, которые нужно мониторить.

Лицензии и критичные оплаты сервисов

• — сведения о лицензиях на ПО (по возможности с доступом к личным кабинетам/документам);
• — критичные даты оплат внешних сервисов (почта, интернет, сайт и т. п.), чтобы не допустить остановки.

Что настраиваем в процессе подключения

Ниже — «матрица результата»: какие действия выполняем и какой управленческий эффект получает компания.

Отдельно: уведомление пользователей
Перед стартом поддержки мы готовим письмо/инструкцию для сотрудников: как обратиться, какие каналы использовать, какую информацию указывать в заявке, что считается инцидентом.

Безопасность и контроль доступа

Передача ИТ на обслуживание неизбежно связана с доступами. Мы делаем это так, чтобы снизить риски:

• согласуем, кто и какие доступы передаёт, в каком порядке и на каких условиях;
• фиксируем передачу доступов документально (акт приема‑передачи);
• после передачи доступы проверяются и пароли меняются (в пределах согласованной процедуры);
• актуальная информация переносится в структурированный вид по внутренним шаблонам и используется для дальнейшего сопровождения.

Если в вашей компании есть внутренние требования по ИБ (ограничения по VPN, MFA, сегментации, доступу к персональным данным), мы учитываем их на старте; это влияет на план и сроки подключения.